Pružalac: CEE-MED d.o.o., Zaima Šarca 34, 71000 Sarajevo, BiH, JIB 4210007440005
Kontakt za zaštitu podataka: privacy@aimed.ba | Podrška: support@aimed.ba
1. O ČEMU JE OVA POLITIKA
AiMED je pomoćni alat za zdravstvene radnike koji ubrzava izradu dokumentacije glasovnim prepoznavanjem i ispisom teksta u realnom vremenu. Korisnik je odgovoran za sadržaj koji unosi u Uslugu i dužan je paziti da ne unosi identifikacijske podatke pacijenata. U mjeri u kojoj se lični podaci ipak obrađuju, CEE-MED djeluje isključivo kao obrađivač po uputama Korisnika.
Ova Politika objašnjava koje podatke obrađuje CEE-MED d.o.o. (u daljem tekstu: CEE-MED) kada Korisnik (doktor ili zdravstvena ustanova) koristi uslugu AiMED Dictate (u daljem tekstu: Usluga), po kojem osnovu, koliko dugo ih čuva i kako se ostvaruju prava. Politika se zasniva na Zakonu o zaštiti ličnih podataka („Sl. glasnik BiH“, br. 12/25, u daljem tekstu: ZZLP).
2. ULOGE
2.1. Za sadržaj koji Korisnik izgovori ili unese (diktat, transkript, izlaz Usluge) kontrolor je Korisnik, a CEE-MED je obrađivač u smislu čl. 30. ZZLP i postupa isključivo po dokumentiranim uputama Korisnika. Obrada se uređuje Ugovorom o obradi podataka (Aneks 2).
2.2. Za podatke o korisničkom računu, prijavi, naplati i sigurnosnim zapisima naloga kontrolor je CEE-MED.
2.3. Korisnik odgovara za zakonitost unosa, pravni osnov obrade, obavještavanje svojih pacijenata i, u modu Razgovor, za prethodnu privolu pacijenta za snimanje razgovora (tačka 6.).
2.4. Korisnički račun je namijenjen jednom korisniku (zdravstvenom radniku). Izuzetno, na osnovu individualne ponude, jedan račun može biti dodijeljen jednoj radnoj stanici ustanove koju koristi više radnika (npr. u smjenama). Svako drugo dijeljenje računa nije dozvoljeno. Podaci naloga su ime korisnika ili, kod individualne ponude, oznaka radne stanice (ustanova tada vodi evidenciju lica koja račun koriste).
3. OBRADA SADRŽAJA
Govor i tekst koje Korisnik unese obrađuju se automatizovano, isključivo radi izrade tekstualnog zapisa dokumentacije koju Korisnik zatim provjerava i potpisuje. U tome CEE-MED koristi pružaoce tehničkih usluga potrebnih za rad Usluge (tačka 8.), uz ugovornu obavezu zaštite podataka; njima nije dozvoljeno da podatke Korisnika koriste za treniranje modela.
Izlaz Usluge se trajno ne pohranjuje na serverima CEE-MED-a: ostaje u pregledniku Korisnika i izvozi ga Korisnik. Izuzeci su privremeno čuvanje radi kontrole kvalitete i tehnički zapisi izvršavanja obrade, najviše 30 dana, opisani u tački 4. Izlaz je automatski generisan, može sadržavati greške, izostavljanja i izmišljene (halucinirane) sadržaje, te ga Korisnik mora provjeriti, ispraviti i potpisati prije upotrebe. Usluga ne postavlja dijagnoze i ne preporučuje terapiju.
4. ŠTA ČUVAMO I KOLIKO DUGO
| Podatak | Svrha | Rok čuvanja |
|---|---|---|
| Govor i tekst koje Korisnik unese | Izrada tekstualnog zapisa | Trajno se ne pohranjuju na sistemima CEE-MED-a, osim privremenog čuvanja iz sljedećeg reda i tehničkih zapisa iz posljednjeg reda tabele. |
| Transkript, izlaz Usluge i konačni tekst | Kontrola kvalitete i otklanjanje grešaka u radu Usluge, uključujući provjeru kvaliteta izlaza, po uputi Korisnika (CEE-MED kao obrađivač) | Najviše 30 (trideset) dana od nastanka, nakon čega se automatski brišu. Pristup imaju samo dva ovlaštena člana tima CEE-MED-a. Ne koristi se za treniranje modela, marketing ni druge svrhe. |
| Podaci o računu: ime i prezime (ili oznaka radne stanice kod individualne ponude), e-pošta, specijalnost, naziv ordinacije, postavke naloga, vlastiti šabloni, postavke stila pisanja, brojači upotrebe | Pružanje Usluge, prijava, podrška | Dok traje ugovor, a brišu se najkasnije 30 dana nakon njegovog prestanka, osim evidencije pristupa, zapisa o izvršenom brisanju i podataka koje je CEE-MED dužan čuvati po zakonu. |
| Podaci za fakturisanje (naziv, adresa, identifikacioni i porezni broj, računi i uplate) | Ispostavljanje računa, računovodstvo | Prema propisima o računovodstvu. |
| Tehnički i sigurnosni zapisi (IP adresa, vrijeme pristupa, tip preglednika, zapisi o greškama, podaci o posjeti javnih stranica i događaji korištenja vezani za nalog (bez sadržaja diktata), evidencija sigurnosno relevantnih radnji nad nalogom) | Sigurnost, otklanjanje kvarova, sprečavanje zloupotrebe | Zapisi hosting platforme i izvršavanja obrade do 30 dana. Evidencija radnji nad nalogom: 2 godine od nastanka zapisa. |
| E-pošta o Usluzi i, uz saglasnost, obavještenja o novostima | Komunikacija s Korisnikom | Do prestanka ugovora, odnosno do odjave ili povlačenja saglasnosti. |
Ako Korisnik ipak unese lične podatke pacijenata, uključujući podatke o zdravlju, CEE-MED ih obrađuje isključivo kao obrađivač i, ako ih zahvati kontrola kvalitete, briše ih u roku od 30 dana.
5. SVRHE I PRAVNI OSNOV
| Obrada | Uloga CEE-MED-a | Pravni osnov |
|---|---|---|
| Sadržaj diktata i izlaz Usluge (uključujući kontrolu kvalitete) | Obrađivač po uputi Korisnika | Osnov određuje Korisnik kao kontrolor: čl. 8. st. (1) i čl. 11. st. (2) tač. h) uz st. (3) ZZLP (pružanje zdravstvene zaštite i upravljanje zdravstvenim uslugama, obrada pod odgovornošću stručnog lica vezanog profesionalnom tajnom). CEE-MED se ne oslanja na saglasnost pacijenta kao osnov za Uslugu. |
| Korisnički račun, prijava, pružanje Usluge, podrška | Kontrolor | Izvršenje ugovora, čl. 8. st. (1) tač. b) ZZLP |
| Naplata i računovodstvo | Kontrolor | Izvršenje ugovora (tač. b) i poštovanje pravnih obaveza (tač. c) iz čl. 8. st. (1) ZZLP |
| Sigurnost, tehnički zapisi, mjerenje posjete i korištenja, sprečavanje zloupotrebe | Kontrolor | Legitimni interes, čl. 8. st. (1) tač. f) ZZLP |
| Obavještenja o novostima i marketinška komunikacija | Kontrolor | Saglasnost, čl. 8. st. (1) tač. a) ZZLP; može se povući u svakom trenutku (čl. 9. st. (3)), odjavom putem poveznice u poruci ili na privacy@aimed.ba |
Podaci o računu prikupljaju se od Korisnika i potrebni su za zaključenje i izvršenje ugovora; bez njih Usluga se ne može pružiti. CEE-MED ne donosi odluke o Korisniku isključivo automatizovanom obradom koje proizvode pravne ili slične posljedice (čl. 24. ZZLP). Postavke stila pisanja izvedene iz ispravki Korisnika čuvaju se kao podešavanje naloga Korisnika do brisanja naloga i koriste se samo za njegov račun. Postavke stila sadrže pravila o formi pisanja, a ne podatke o pacijentima; na zahtjev Korisnika brišu se bez odlaganja.
6. MOD RAZGOVOR
U modu Razgovor snima se razgovor doktora i pacijenta. Korisnik je dužan prije upotrebe tog moda obavijestiti pacijenta i pribaviti njegovu privolu za snimanje razgovora, te čuvati dokaz o privoli. CEE-MED nema kontakt s pacijentom, ne pribavlja privolu i ne može provjeriti da je data.
7. PRAVA I KAKO IH OSTVARITI
7.1. U vezi s podacima za koje je CEE-MED kontrolor (račun, naplata, zapisi) imate pravo na pristup (čl. 17), ispravku (čl. 18), brisanje (čl. 19), ograničenje obrade (čl. 20), prenosivost (čl. 22) i prigovor (čl. 23. ZZLP). Zahtjev se šalje na privacy@aimed.ba. Odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 30 dana od prijema zahtjeva (čl. 14. st. (3)). Radi zaštite podataka možemo zatražiti provjeru identiteta.
7.2. Ako ste pacijent i zahtjev se odnosi na sadržaj diktata, kontrolor je ordinacija ili doktor koji Vas liječi, pa se zahtjev podnosi njima. CEE-MED ne smije postupati mimo uputa kontrolora. Pacijent zahtjeve (pristup, brisanje) upućuje Korisniku, a CEE-MED po uputi Korisnika postupa bez odlaganja. Ako zahtjev stigne nama, proslijedit ćemo ga Korisniku i pomoći mu u postupanju, uključujući brisanje po njegovoj uputi. Zbog načina rada Usluge ne možemo samostalno utvrditi koji zapis pripada kojem pacijentu.
7.3. Imate pravo podnijeti prigovor Agenciji za zaštitu ličnih podataka u Bosni i Hercegovini (AZLP, azlp.ba), čl. 108. ZZLP, ne dovodeći u pitanje druga pravna sredstva.
8. PODOBRAĐIVAČI
Za pružanje Usluge CEE-MED angažuje pružaoce tehničkih usluga potrebnih za rad Usluge (podobrađivače), uz ugovornu obavezu primjene odgovarajućih tehničkih i organizacionih mjera zaštite. Lista podobrađivača s namjenom i lokacijom obrade sastavni je dio Priloga o podobrađivačima i sigurnosnim mjerama uz Ugovor o obradi podataka i ne objavljuje se javno; dostavlja se Korisniku uz taj ugovor i na zahtjev na privacy@aimed.ba. O planiranoj promjeni liste Korisnika obavještavamo najmanje 30 dana unaprijed, uz pravo prigovora.
9. PRENOS PODATAKA
Podaci se iz BiH u druge države prenose samo po pisanoj uputi Korisnika i uz odgovarajuće mjere zaštite: za dobavljače certifikovane u EU-US okviru privatnosti podataka na osnovu adekvatnosti nivoa zaštite utvrđene od Evropske unije (čl. 47. st. (2) ZZLP), a u ostalim slučajevima uz zaštitne mjere iz čl. 48. ZZLP, uključujući standardne ugovorne klauzule. Ako je Korisnik osnovan u EU/EEA, uz to se primjenjuje Uredba (EU) 2016/679, a uz Ugovor o obradi podataka zaključuje se dodatak sa standardnim ugovornim klauzulama EU. Podobrađivači, lokacije obrade i mehanizmi prenosa navedeni su u Prilogu o podobrađivačima i sigurnosnim mjerama, a spisak država je dio Ugovora o obradi podataka.
10. BEZBJEDNOST
Primjenjujemo tehničke i organizacione mjere primjerene riziku (čl. 34. ZZLP), uključujući šifrovanje, kontrolu pristupa, evidenciju radnji nad korisničkim računom, razdvajanje podataka po nalogu i postupak za slučaj povrede podataka. O povredi koja se tiče podataka Korisnika obavještavamo Korisnika bez nepotrebnog odlaganja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja; Korisnik kao kontrolor obavještava AZLP u roku od 72 sata (čl. 35. ZZLP). Nijedan sistem nije potpuno siguran; obavezujemo se na mjere primjerene riziku, a ne na neranjivost.
11. KOLAČIĆI I MJERENJE POSJETE
Prijavljeni dio Usluge koristi samo kolačiće nužne za prijavu i sesiju, za koje saglasnost nije potrebna. Postavke prikaza i radnu verziju nalaza pamti Vaš preglednik lokalno, na Vašem uređaju. Na javnim stranicama koristimo mjerenje posjete bez kolačića (Google Analytics, PostHog i Vercel Analytics), a u Usluzi bilježimo događaje korištenja vezane za nalog (npr. da je diktat poslan, bez sadržaja diktata) radi mjerenja korištenja i performansi Usluge. Marketinške i profilirajuće kolačiće ne koristimo. Ako uvedemo kolačiće koji traže saglasnost, ažuriraćemo ovu Politiku i zatražiti saglasnost prije njihove upotrebe.
12. DJECA
Usluga je namijenjena zdravstvenim radnicima i ne prikupljamo svjesno podatke osoba mlađih od 18 godina kao korisnika. Ako se u sadržaju diktata nađu podaci djece, kontrolor je Korisnik.
13. IZMJENE
O materijalnim izmjenama Politike obavještavamo Korisnike e-poštom ili obavještenjem u Usluzi najmanje 30 dana unaprijed. Datum i verzija navedeni su na početku dokumenta.
14. KONTAKT
CEE-MED d.o.o., Zaima Šarca 34, 71000 Sarajevo, Bosna i Hercegovina. Zaštita podataka: privacy@aimed.ba.